会場提供ルール策定にあたってのご​協力のお願い【締切日延長】

JPDU主催の大会におきましては、日々会場を確保するのが難しくなってきており、ますます各大学との連携が必要となってきています。
そこで、JPDUと提供大学間の行き違いなどによるとトラブルを未然に防ぐためにも、現在JPDUでは会場利用の際のルール作りを、JPDU会場提供ルール策定委員会を設置して行っております。
現在策定しておりますルールについて簡単に説明いたしますと、
1.会場利用の際にJPDUが守らせていただく、各大学共通の一般的なルール(JPDUが大会開催前の、いつ頃までに各大学に会場提供のお願いをするのか等、以下総論)
2.各大学において規定されているルール(各大学が大学側に利用申請する際に必要な手続き等、以下各論)
の大きく二つを策定しているところです。

そこで、
(1)1.のJPDUから暫定的に作らせていただいた会場提供ルール 総論の承認、意見を頂くこと
(2)各大学に2.の各論について
1.各大学においていつ頃に会場の申請を大学当局に行う必要があるのか
2.申請に当たって必要な書類(参加者代表名簿等)があれば、それはいつ頃に提出する必要があるのか
3.大会運営に当たって機材(スクリーン等)を借りる際に、必要な手続きは何か、それをいつ頃までに行う必要があるのか
4.その他気をつける必要があること

(3)練習会・セミナーでの会場提供について

以上の点について、各大学に回答していただくことで、今後の会場提供をより円滑に行うことを目的としています。

各大学の代表者様は【8月5日(日)まで】に、以下のフォーマットにご記入の上JPDU運営までご返信していただきますようよろしくお願いいたします。

——(返信用フォーマット)——

大学名:
代表者名前:
代表者PCアドレス:

1.総論について
1-1 添付ファイル(会場提供ルール 総論)の総論の内容につきまして、承認していただける場合は[承認]、不承認の場合は[不承認]とご記入ください。
[     ]

1-2 総論につきまして何かご意見がありましたらご記入ください。
[                                       ]

2.各論について
2-1大学において、いつ頃に会場の申請を大学当局に行う必要がありますか。
[                                       ]

2-2申請に当たって必要な書類(参加者代表名簿等)がありますか。ある場合はいつ頃に提出する必要があるでしょうか。
[                                        ]

2-3大会運営に当たって機材(スクリーン等)を借りる際に、必要な手続きはありますか。ある場合はそれをいつ頃までに行う必要があるでしょうか。
[                                       ]

2-4その他会場を借りる際の手続きにおいて気をつける必要があることがありましたらご記入ください。
[                                       ]
3.練習会・セミナーでの会場提供について
3-1 練習会・セミナーでの会場提供については、大会のジャッジ免除やレジ費のような措置の明確な対象となりうるものがないため、免除措置等は設けていません。 練習会・セミナーにおける会場提供でも同様の措置はあるべきでしょうか。
[                                       ]
3-2 あるべきと回答された皆さまにお聞きします。どんな措置が望ましいとお考えですか。今後の検討材料にさせて頂きます。
[                                       ]

——

以上の内容について各大学に回答していただくことで、今後の会場提供をお願いする際の手続きをより円滑に行うことを目的としています。
ご不明な点等ございましたらJPDU運営までご連絡ください。

お忙しい中、お手数をおかけして大変恐縮ですが、ご協力をお願いいたします。